会议活动是活动公司业务中最常见的一种活动形式，它的策划和筹备工作看起来非常复杂，但其也有规律可寻。北京华锐国际根据多年的经营和实践经验归纳了以下几点。第一，明确会议主题，会议主题就是会议的题目，会议题目的确定是承办会议的前提，题目的确定方法要根据会议的性质，会议的内容，会议的范围来决定。第二，确定会议的基本流程，会议流程就是说整个会议的进行过程，要彻底规划好会议每项的顺序编排，有条有理的安排好每项的前后焊接过程，并把握好每项的时间控制，使整个会议过程有循序渐进的效果。

第三，确定会议材料，会议材料要根据会议的主题和会议的预算来选取，会议材料的种类相当繁多，包括物料（桁架，舞台，背板，）设备（灯光，音响，LED大屏，）其它小件（鲜花，话筒，文件本笔，签到卡，签名册，）这些会议材料要提前都检查好其质量，保证在搭建时不出任何问题，这也是承办会议的关键所在。第四，会场布置，会场布置是一项综合性极强的施工任务，它要综合考虑现场的空间大小，会场布局，根据所选的会议材料来合理科学的布置安排，要每一项小细节都符合观众的视觉要求，是整个会场看起来复杂而有条理，亮丽而不失真。