建议会议方在找会议公司前，一定要是已经明确了大概的会议目的、形式，预算，时间、地点、人物和事件，否则还只是处在咨询阶段，没到找会议公司的阶段。如果要找会议公司，势必需要把会议的基本情况和基本要求告知会议公司，会议公司才能根据专业的会议策划和丰富会议经验为会议主办方提供更为具体、详细的会议整体解决方案。
当然有相当大的一部分会议主办方，可能在刚开始办会时，并没有明确（或者说领导没有明确说出来）会议目的、形式、预算等基本内容，这就需要会议主办方的经办人牵头，组建临时会务组并召开沟通大会，让领导们、各运营小组的同事们把对本次会议的目的和目标、想要达成的基本形式、财务预算，甚至包括会议的举办时间、地点、参会人员等基础信息，做充分的沟通和讨论，最终得出一个前期大概的会议基本构想和基本要求，这样再去找会议公司，就能够准确的、充分的和会议公司人员进行沟通、理解和推进项目进程。

还有一种情况，就是会议主办方的经办人，组织了会议方的临时会务组沟通，也请示了领导，但还是没有把基础的会议信息和会议弄明白，而领导们还是要求或者说会议项目还必须要往前推进，这种情况也是很常见的。就是在举办会议前期，会议充满了不确定性，此时属于“不确定性会务项目”，此时也不必着急，需要专业、理性的做分析，把能够确定的会议情况提炼出来，然后给出几种不同情况的会务信息，例如预算超过50万时该怎么规划，当预算低于多少时又该怎么规划；当参会人员规模具大时该怎么去做，当参会人员到不了哪么多人时又该如何去办理，事实上，会议活动本身就是个事项繁多且易变的工作，应对各种情况，确定不变的事项和可能会变的事项，提前列出预案，便可以不变应万变了。
总之，找会议公司前须明确的事项，自然是越详细越确定越好，这样甲方乙方都可以精准、高效的推进项目。