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会议场地选定应注意哪些问题
会议的举办涉及到诸多的方面,其中大致包括确定会议目的、会议的主题、会议的类型、会议的流程和环节、会议的场地等等。这几项最主要的环节共同构成了一场完整的会议活动,本文要探讨的是这几项环节中会议场地的选择。我们知道,工要善其事,必先利其器。会议活动的场地便是决定会议活动效果的关键“利器”。从古至今,但凡重大的活动往往都是选择大气磅礴的场地,人们对活动场地选址重要性的认识已经为时已久,日至今日,一些小型活动的举办都非常注重活动场地的选择,虽然会议场地的选择是一项很关键的会前准备工作,但是我们不能冲动和盲目的选择,要把会议的主题和类型作为主要的参考依据。
在选择会议的场地时,我们应该注意到几个比较重要的因素。第一,会议场地是否和会议主题或者内容合适,比如企业如果举办年会活动,那么应该选择大型酒店举行;如果是政府或者机关单位举办学术性的研讨会那么就应该选择相对严肃的会议中心等。第二,选择会议场地如果条件允许,务必要实地考察。特别是从来没有办过活动的新场地,如果没有实地考察的话,对现场情况不了解会对整体的会议举办进度产生很大影响。第三,在选择会议场地时,务必要考量整体会场能容纳的人数,根据参加会议的人数做出初步的规划。第四,选择合适的会议场地,费用也是有一项重要的参考标准,选择性价比更高的才是更好的。
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